Ein Hausmeisterdienst nimmt Arbeit ab: Treppenhaus, Außenanlagen, Winterdienst, Kontrollgänge, kleine Reparaturen. Zwei Fragen entscheiden darüber, ob die Beauftragung am Ende ein gutes Geschäft ist. Erstens: Welche Arbeiten darf der Dienst überhaupt ausführen? Zweitens: Welchen Teil der Rechnung dürfen Sie auf Mieter umlegen?
Was darf ein Hausmeisterdienst und was nicht?
Ein Hausmeisterservice ist gewerberechtlich in weiten Teilen ein zulassungsfreies Gewerbe. Er darf einfache Tätigkeiten ausführen, die keinem zulassungspflichtigen Handwerk vorbehalten sind. Sobald es aber in die Anlagentechnik geht, greift die Handwerksordnung, und bei Elektro- und Gasarbeiten kommen zusätzlich die Regeln für den Anschluss an die Versorgungsnetze hinzu.
| Tätigkeit | Hausmeisterdienst | Begründung |
|---|---|---|
| Leuchtmittel im Treppenhaus wechseln | Zulässig | Kein Eingriff in die feste Installation |
| Ausgelöste Sicherung wieder einschalten | Zulässig | Bedienhandlung, keine Installationsarbeit |
| Siphon reinigen, Dichtung am Wasserhahn tauschen | In der Regel zulässig | Einfache Tätigkeit ohne Eingriff in die Leitungsanlage |
| Steckdose oder Schalter erneuern, Verteiler öffnen | Nicht zulässig | Arbeit an der elektrischen Anlage, nur eingetragene Installationsunternehmen |
| Arbeiten an Gasleitungen und Gasgeräten | Nicht zulässig | Nur eingetragene Fachbetriebe, Lebensgefahr bei Fehlern |
| Fliesen verlegen, Fertigteile einbauen | Nicht zulässig | Zulassungspflichtiges Handwerk |
| Heizungsanlage warten oder einstellen | Nicht zulässig | Fachbetrieb, Nachweispflichten gegenüber Schornsteinfeger |
| Winterdienst, Grünpflege, Reinigung, Kontrollgänge | Zulässig | Kerngeschäft des Hausmeisterdienstes |
Achtung, die Haftung bleibt bei Ihnen. Führt ein Hausmeisterdienst Arbeiten aus, die einem zulassungspflichtigen Handwerk vorbehalten sind, ist das ein Verstoß gegen die Handwerksordnung und je nach Fall Schwarzarbeit. Für Sie als Auftraggeber hat das zwei Folgen: Der Versicherungsschutz kann im Schadensfall entfallen, und bei einem Personenschaden stellt sich die Frage nach Ihrer eigenen Verkehrssicherungspflicht. Lassen Sie sich vor Auftragserteilung die Gewerbeanmeldung und, wo einschlägig, die Eintragung in die Handwerksrolle zeigen. Bei Arbeiten an der elektrischen Anlage ist zusätzlich die Eintragung im Installateurverzeichnis des Netzbetreibers nachzuweisen.
Welche Hausmeisterkosten dürfen Sie auf Mieter umlegen?
Rechtsgrundlage ist Paragraf 2 Nummer 14 der Betriebskostenverordnung. Umlagefähig sind danach Vergütung, Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen an den Hauswart, soweit sie nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Verwaltung des Gebäudes entfallen. Der Bundesgerichtshof hat diese Trennung mit Urteil vom 20. Februar 2008, Aktenzeichen VIII ZR 27/07, bestätigt.
Das ist der Punkt, an dem die meisten Abrechnungen scheitern. Ein Hausmeisterdienst erbringt in der Praxis gemischte Leistungen: Er kehrt den Hof, er wechselt eine kaputte Türschließerfeder, und er nimmt Handwerker in Empfang. Die erste Leistung ist umlagefähig, die zweite ist Instandsetzung, die dritte ist Verwaltung.
| Leistung | Umlagefähig | Einordnung |
|---|---|---|
| Reinigung von Treppenhaus, Hof und Zuwegen | Ja | Laufende Betriebskosten |
| Winterdienst, Streuen, Räumen | Ja | Laufende Betriebskosten, Verkehrssicherungspflicht |
| Grünpflege, Rasenmähen, Heckenschnitt | Ja | Gartenpflege nach der Betriebskostenverordnung |
| Kontrollgänge, Ablesen von Zählerständen | Ja | Laufende Betriebskosten |
| Reparatur einer defekten Haustür oder eines Schlosses | Nein | Instandsetzung |
| Streichen des Treppenhausgeländers | Nein | Schönheitsreparatur beziehungsweise Instandhaltung |
| Vermietung, Mieteinzug, Betriebskostenabrechnung | Nein | Verwaltung, auch wenn dieselbe Firma sie erbringt |
| Beauftragung und Beaufsichtigung von Handwerkern | Nein | Verwaltungstätigkeit |
| Notdienstpauschale für Rufbereitschaft | Nein | Nach der Rechtsprechung keine laufenden Betriebskosten |
Ein pauschaler Abschlag von zehn oder zwanzig Prozent für die nicht umlagefähigen Anteile genügt nicht. Die Kosten müssen so aufgeschlüsselt sein, dass sich die nicht umlagefähigen Anteile erkennen und abziehen lassen. Wenn Ihr Vertrag nur eine Monatspauschale nennt, haben Sie in der Abrechnung ein Problem, das sich nachträglich kaum lösen lässt.
MerkeHauswart und Hausverwalter sind zwei verschiedene Rollen. Der Hauswart übernimmt praktisch-technische Aufgaben am Objekt, der Verwalter kaufmännische. Verwaltungskosten sind bei der Wohnraummiete nie umlagefähig, auch nicht anteilig und auch nicht, wenn sie in einer gemeinsamen Rechnung stehen. In der Wohnungseigentümergemeinschaft gilt eine andere Systematik: Dort werden die Kosten zunächst nach dem Verteilungsschlüssel auf die Eigentümer verteilt, und erst im zweiten Schritt stellt sich für den vermietenden Eigentümer die Frage der Umlagefähigkeit auf seinen Mieter.
Wie muss der Vertrag aufgebaut sein?
Der Vertrag entscheidet darüber, ob Sie später sauber abrechnen können. Ein Satz wie "Hausmeisterleistungen nach Bedarf, 450 Euro monatlich" ist für die Betriebskostenabrechnung unbrauchbar.
- Leistungsverzeichnis erstellen. Jede Tätigkeit einzeln aufführen, mit Häufigkeit: Treppenhausreinigung wöchentlich, Kontrollgang der Technikräume monatlich, Heckenschnitt zweimal jährlich. Ohne Frequenz lässt sich die Leistung später nicht prüfen.
- Preise getrennt ausweisen. Für jede Position einen eigenen Preis vereinbaren, mindestens aber getrennte Blöcke für laufende Betriebskosten und für alles Übrige.
- Kleinreparaturen abgrenzen. Festlegen, bis zu welchem Betrag der Dienst ohne Rückfrage tätig werden darf, und klarstellen, dass diese Positionen gesondert in Rechnung gestellt werden. Sie sind Instandsetzung und damit nicht umlagefähig.
- Nachweise verlangen. Gewerbeanmeldung, Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme, bei einschlägigen Arbeiten Eintragung in die Handwerksrolle. Kopien zur Akte nehmen.
- Winterdienst konkret regeln. Räum- und Streuzeiten, Streumittel, Dokumentation und Vertretung im Krankheitsfall. Die Verkehrssicherungspflicht bleibt bei Ihnen, die Übertragung entlastet Sie nur, wenn sie schriftlich und eindeutig ist und Sie stichprobenartig kontrollieren.
- Dokumentation vereinbaren. Ein einfaches Leistungsprotokoll mit Datum, Tätigkeit und Dauer. Es ist die einzige Grundlage, mit der Sie im Streit über die Betriebskostenabrechnung bestehen.
- Kündigungsfristen prüfen. Laufzeiten über zwölf Monate mit automatischer Verlängerung binden Sie länger, als Ihnen bei nachlassender Qualität lieb ist.
Zur Verkehrssicherungspflicht gehört mehr als Räumen und Streuen. Sie umfasst auch die Sicherung des Gebäudes gegen herabfallende Teile, die Beleuchtung von Zugängen und die Kontrolle von Bäumen. Was passiert, wenn trotzdem etwas geschieht, und welche Rolle die Versicherung spielt, beschreibt der Beitrag zur Grundbesitzhaftpflichtversicherung.
Welche Aufgaben lohnen die Vergabe wirklich?
Sinnvoll ist die Vergabe dort, wo Termintreue zählt und wo Sie im Zweifel nicht selbst vor Ort sein können. Der Winterdienst ist der klassische Fall: Er verlangt Einsatz zu Zeiten, die sich nicht planen lassen, und ein Versäumnis führt direkt zur Haftung.
- Winterdienst: Meist der stärkste Grund für die Beauftragung. Achten Sie darauf, dass die Einsatzzeiten der kommunalen Satzung entsprechen, denn diese unterscheidet sich von Gemeinde zu Gemeinde.
- Turnusprüfungen: Rauchwarnmelder, Notbeleuchtung, Feuerlöscher und Rückstauklappen haben feste Prüfintervalle. Der Hausmeisterdienst kann Termine überwachen; die Prüfung selbst darf je nach Anlage nur eine Fachkraft durchführen. Zur Wartung von Rauchwarnmeldern gibt der Beitrag zum Anbringen von Rauchmeldern in der Wohnung die Grundlagen.
- Mülllogistik: Tonnen herausstellen und zurückholen, Fehlwürfe kontrollieren. Klingt banal, verhindert aber Zuschläge des Entsorgers.
- Sperrmüll und Kellerentrümpelung: Wird oft vom Hausmeisterdienst angeboten, ist aber eine eigene Leistung mit eigenen Nachweispflichten. Worauf dabei zu achten ist, steht im Text zur Entrümpelung.
- Schlüsselverwaltung: Nur mit dokumentierter Übergabe und klarer Regelung, wer im Notfall aufschließen darf. Ein verlorener Generalschlüssel kann den Austausch der gesamten Schließanlage nach sich ziehen.
- Ablesungen: Zählerstände zu festen Terminen, mit Foto dokumentiert. Erspart Streit bei der Abrechnung.
Woran erkennen Sie einen brauchbaren Anbieter?
An der Bereitschaft, Leistungen einzeln zu benennen und einzeln zu bepreisen. Wer eine Pauschale ohne Leistungsverzeichnis anbietet, macht es sich einfach und Ihnen die Abrechnung unmöglich. Weitere Punkte: eine Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme, benannte Vertretungsregelung für Urlaub und Krankheit, feste Ansprechperson und die klare Aussage, welche Arbeiten er nicht selbst ausführt, sondern an Fachbetriebe weitergibt.
Prüfen Sie die erste Jahresrechnung Position für Position gegen das Leistungsverzeichnis, bevor Sie die Betriebskostenabrechnung erstellen. Ein Fehler in der Zuordnung wiederholt sich sonst jedes Jahr, und Mieter können die Abrechnung innerhalb der Frist beanstanden.
